Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Vuosien Voima
Y-tunnus: 3494578-2

Puhelinnumero: +358 45 333 5152
Sähköposti: info@vuosienvoima.fi

2. Rekisterin nimi

Vuosien Voiman asiakas- ja yhteydenottorekisteri

3. Rekisteristä vastaava henkilö

Nimi: Mirja Ylimaula / Vuosien Voima

Puhelinnumero: +358 45 333 5152
Sähköposti: info@vuosienvoima.fi

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Valmennusasiakkailta kerätään seuraavat henkilötiedot ajanvaraus- ja laskutusta varten: nimi, kotiosoite ja -paikkakunta, sähköposti ja puhelinnumero. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei kirjata mihinkään sähköiseen järjestelmään. Varaamalla tapaamisajan asiakas suostuu henkilötietojensa käsittelyyn tämän selosteen mukaisesti asiakkuutensa ajaksi.

Luentojen ja oppimiskahviloiden tilaajilta, sekä Age Curious -liikkeen tiedustelijoilta kerätään nimi, sähköposti ja/tai puhelinnumero asiakassuhteiden hoitamista ja ylläpitoa varten, sekä yhteydenottoihin vastaamisen vuoksi.

5. Rekisterin suojaus

Asiakastietoja (nimi, laskutusosoite/kotiosoite, sähköposti, puhelinnumero) voidaan vastaanottaa sähköpostitse tai sähköisen lomakkeen kautta. Tiedot tallennetaan salasanalla suojattuun kansioon rekisterinpitäjän henkilökohtaiselle tietokoneelle. Tietokone on suojattu kaksivaiheisella tunnistautumisella ja se on ainoastaan rekisterinpitäjän käytössä.

6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Lakiperusteinen velvoite: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) sekä Tietosuojalaki (5.12.2018/1050).

7. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja niiden säilytysajat

Henkilön yksilöintitietoina rekisteriin tallennetaan valmennuksen ajanvarauksen yhteydessä nimi, sähköposti, puhelinnumero ja laskutusosoite tai kotiosoite. Sekä mahdollisesti muita valmennuksen kannalta oleellisia lisätietoja, jotka asiakas on toimittanut vapaaehtoisesti.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Asiakasrekisteriin rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Tarkistuspyynnöt toimitetaan rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus korjata henkilörekisteriin sisältyvät virheelliset tiedot. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia tietojensa poistamista asiakas- ja ajanvarausrekisteristä.

9. Manuaalinen aineisto

Valmennuksessa syntyvät mahdolliset paperiset säilytetään asianmukaisella tavalla, kahden lukon takana (esim. lukittava kaappi ja lukittava ovi), ja hävitetään 1 kk:n kuluttua valmennussuhteen keskeytymisestä tai päättymisestä, ellei asiakkaan kanssa ole toisin sovittu. Asiakirjojen ja muun materiaalin hävittäminen tapahtuu asianmukaisella tavalla joko polttamalla tai paperisilppurilla. Muistiinpanoissa ei käytetä asiakkaan nimeä, eikä niissä kuvata yksilökohtaisesti keskusteluja. Asiakkaan kanssa käytyjä keskusteluja ei myöskään tallenneta tai kirjata missään muodossa mihinkään sähköiseen järjestelmään.

10. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan henkilötiedot saadaan ajanvarauslomakkeen kautta. Asiakas voi antaa varaustiedot myös muiden yhteydenottokanavien kautta (puhelin, sähköposti).

Vapaaehtoista palautetta kerätään lisäksi Google Formsilla, jossa ei kuitenkaan kerätä kuin asiakkaan nimen alkukirjaimet ja palautetta koskevan tapaamisen päivämäärä.

11. Evästeiden käyttö

Sivuilla käytetään evästeitä. Eväste, eli cookie, on pieni tekstitiedosto, jonka verkkosivusto tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeiden tarkoitus on muun muassa kerätä tilastotietoja verkkosivun käyttäjistä tai parantaa käyttökokemusta mukauttamalla sivuston toimintoja käyttäjän tarpeisiin.

Jos käyttäjä ei halua, että evästeiden avulla kerätään hänestä tietoja, useimmat selaimet tarjoavat mahdollisuuden poistaa evästetoiminnon käytöstä selaimen asetuksista. On kuitenkin tärkeää huomioida, että evästeet voivat olla välttämättömiä joidenkin verkkosivujen ja palveluiden toiminnan kannalta.

Verkkosivustolla käytetään Google Analytics -palvelua, joka voi kerätä anonyymia tietoa sivuston käytöstä. Google saattaa käsitellä tietoja EU:n ulkopuolella. Google Analyticsin käyttö perustuu evästeisiin.

Lue lisää: https://policies.google.com/?hl=fi

12. Henkilötietojen luovutus

Emme luovuta tietoja kolmansille osapuolille.

13. Muita huomioita

Valmennus on luottamuksellinen, ja valmentajalla on vaitiolovelvollisuus. Vaitiolovelvollisuus jatkuu myös asiakassuhteen päätyttyä.

Valmennus toteutetaan valmentajan kotoa käsin. Työtilassa on testattu, hyvä äänieristys.

Asiakkaan tilannetta ja valmennusprosessin etenemistä voidaan asiakkaan luvalla käsitellä valmentajan omassa työnohjauksessa niin, ettei asiakas ole tunnistettavissa.

Etätapaamisissa käytetään riittävän suojatuksi katsottua videoneuvottelusovellusta (Zoom), vaikka se ei ole sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten mukainen. Ikävalmennusta ei koske sote-alan tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset. Zoomia käytetään salasanalla suojatulta tietokoneelta, jota käyttää vain Mirja Ylimaula.

Valmennussopimus toimitetaan asiakkaalle hyväksyttäväksi sähköpostitse. Sopimuksessa ei mainita asiakkaan henkilötietoja, eikä siihen vaadita allekirjoitusta.

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää palveluiden ja lainsäädännön muuttuessa. Päivitetty seloste julkaistaan verkkosivustolla.